Arr2Reg: przyjęcia towaru z dokumentów dostawy

Co robi bot Arr2Reg

Arr2Reg to bot dla magazynu i handlu, który przejmuje przyjmowanie towaru. Każda dostawa przychodzi z dokumentem: listem przewozowym, fakturą, specyfikacją. Zwykle magazynier albo księgowa przepisuje z niego do systemu każdą linię ręcznie — indeks, nazwę, ilość, cenę, stawkę podatku. Dostawa na sto pozycji zabiera godzinę, a wieczorem w bazie są literówki, zdublowane kartoteki i stany, które nie zgadzają się z półką. Arr2Reg wykonuje tę samą pracę w minutę i bez błędów przepisywania.

Bot przyjmuje dokument w dowolnej znanej postaci: pliku PDF, Excel lub XML, listu od dostawcy, zdjęcia albo skanu papierowego dokumentu. Znajduje nagłówek i część tabelaryczną, rozpoznaje dostawcę, numer i datę, rozbiera wiersze na pozycje i dopasowuje je do Twojego katalogu. Na wyjściu powstaje gotowe przyjęcie, które wystarczy przejrzeć i zatwierdzić.

Jak to działa

• Odbiór dokumentu. Plik trafia do wspólnego katalogu, na skrzynkę magazynu albo do systemu — bot sam zauważa nowy dokument i bierze go do pracy.
• Rozbiór. Bot rozpoznaje tabelę towarów, także ze skanów i zdjęć, i wyciąga indeks, nazwę, jednostkę, ilość, cenę, wartość oraz stawkę i kwotę podatku.
• Dopasowanie do katalogu. Każdy wiersz jest łączony z Twoją kartoteką po indeksie, kodzie kreskowym albo nazwie. Raz potwierdzone dopasowanie bot zapamiętuje: przy kolejnej dostawie tego samego dostawcy pozycja znajdzie się sama.
• Kontrola. Wartości wierszy porównywane są z sumą dokumentu, ilości z zamówieniem, ceny z poprzednią dostawą. Różnice bot pokazuje osobną listą.
• Utworzenie przyjęcia. Dokument przyjęcia pojawia się w systemie ze wszystkimi pozycjami, stany magazynowe rosną, a cena zakupu trafia do historii towaru.

Co zyskuje firma

• Czas. Dostawa na sto pozycji jest przyjmowana w minutę zamiast w godzinę: jedna osoba obsługuje na zmianie tyle dokumentów, ile wcześniej cały dział przez dzień.
• Zgodne stany. Brak ręcznego wpisywania to brak literówek w ilościach i cenach, a więc i brak niespodzianek przy inwentaryzacji.
• Kontrola cen. Bot od razu pokazuje, że dostawca podniósł cenę albo przysłał inną ilość niż w zamówieniu — dopóki towar można jeszcze zwrócić.
• Porządek w kartotece. Nowe pozycje zakładane są według jednych zasad, a nie pod pięcioma różnymi nazwami tego samego towaru.
• Gotowość na kontrolę. Do każdego przyjęcia dołączony jest dokument źródłowy, na podstawie którego powstało.

Praca z różnicami

Najważniejsze w przyjęciu nie jest wpisanie wierszy, lecz zauważenie, że w dostawie coś się nie zgadza. Arr2Reg sprawdza dokument pod kątem typowych problemów: pozycji brak w katalogu, cena różni się od poprzedniej dostawy o więcej niż zadany procent, ilość nie zgadza się z zamówieniem, wartość wiersza nie wynika z ceny i ilości, dokument o tym numerze już był księgowany. Wątpliwych wierszy bot nie księguje po cichu — zbiera je na osobnej liście i czeka na decyzję człowieka, a resztę przyjmuje od razu.

Powiadomienie o problematycznej dostawie trafia tam, gdzie zostanie zauważone: na Telegram osoby odpowiedzialnej, na pocztę albo do wspólnego czatu magazynu. Dzięki temu różnica z dostawcą jest wyjaśniana w dniu przyjęcia, a nie miesiąc później przy uzgadnianiu rozrachunków.

Integracja

Arr2Reg współpracuje z naszym systemem magazynowym Stocker i łączy się z innymi programami księgowymi przez wymianę plików albo API — przyjęcie pojawia się tam jako zwykły dokument, tak jakby wprowadził je człowiek. Zasady rozbioru ustawia się osobno dla każdego dostawcy: jeden ma własny wzór dokumentu, drugi trzyma indeks w osobnej kolumnie, trzeci podaje ceny z podatkiem. Raz przygotowany szablon działa dalej sam.

Instalujemy bota, uczymy go na Twoich prawdziwych dokumentach z poprzednich miesięcy i konfigurujemy dopasowanie do katalogu. Uruchomienie zajmuje zwykle kilka dni, po czym magazyn pracuje w dotychczasowym rytmie, ale bez ręcznego przepisywania dokumentów.

Dla kogo

Dla hurtowni i sieci handlowych z codziennymi dostawami, sklepów internetowych z własnym magazynem, zakładów przyjmujących surowce i komponenty oraz każdej firmy, w której przyjęcie towaru zależy od szybkości wpisywania dokumentów. Napisz do nas — pokażemy pracę bota na Twoich dokumentach i policzymy, ile czasu uwolni.