Arr2Reg: бот приходов из накладных и фактур
Что делает бот Arr2Reg
Arr2Reg — бот для склада и торговли, который берёт на себя оприходование товара. Каждая поставка приходит с документом: накладной, фактурой, инвойсом, спецификацией. Обычно кладовщик или бухгалтер вбивает из этого документа в учётную систему каждую строку вручную — артикул, наименование, количество, цену, ставку налога. На поставку в сотню позиций уходит час, а к вечеру в базе появляются опечатки, дубли карточек и расхождения в остатках. Arr2Reg делает ту же работу за минуту и без ошибок ввода.
Бот принимает документ в любом привычном виде: файлом PDF, Excel или XML, письмом от поставщика, фотографией или сканом бумажной накладной. Он находит в документе шапку и табличную часть, определяет поставщика, номер и дату, разбирает строки на позиции и сверяет их с вашим каталогом. На выходе — готовый приход, который остаётся просмотреть и подтвердить.
Как это работает
- Приём документа. Файл кладут в общую папку, присылают на почту склада или загружают в системе — бот сам замечает новый документ и берёт его в работу.
- Разбор. Бот распознаёт таблицу товаров, включая сканы и фотографии, и вытаскивает артикул, наименование, единицу измерения, количество, цену, сумму, ставку и сумму налога.
- Сверка с каталогом. Каждая строка сопоставляется с вашей номенклатурой по артикулу, штрихкоду или названию. Один раз указанное соответствие бот запоминает: в следующей поставке того же поставщика позиция найдётся сама.
- Проверка. Суммы по строкам сверяются с итогом документа, количество — с заказом поставщику, цена — с прошлой поставкой. Расхождения бот выносит отдельным списком.
- Создание прихода. Документ прихода появляется в учётной системе со всеми позициями, остатки на складе растут, цена поставки записывается в историю.
Что получает бизнес
- Время. Поставка на сто позиций оформляется за минуту вместо часа: за смену один человек проводит столько документов, сколько раньше отдел проводил за день.
- Точность остатков. Нет ручного ввода — нет опечаток в количестве и цене, а значит, и расхождений при инвентаризации.
- Контроль цен. Бот сразу показывает, что поставщик поднял цену или прислал не то количество, которое было в заказе, — пока товар ещё можно вернуть.
- Порядок в номенклатуре. Новые позиции заводятся по единым правилам, а не пятью разными названиями одного и того же товара.
- Готовность к проверке. К каждому приходу приложен исходный документ, по которому он создан, — искать бумажку в папке больше не нужно.
Работа с расхождениями
Главное в приходе — не набрать строки, а заметить, что в поставке что-то не так. Arr2Reg проверяет документ на типичные проблемы: позиции нет в каталоге, цена отличается от прошлой поставки больше, чем на заданный процент, количество не совпадает с заказом, сумма в строке не сходится с ценой и количеством, документ с таким номером уже проводился. Спорные строки бот не проводит молча — он собирает их в отдельный список и ждёт решения человека, а остальное оформляет сразу.
Уведомление о проблемной поставке приходит туда, где его увидят: в телеграм ответственного, на почту или в общий чат склада. Так расхождение с поставщиком решается в день приёмки, а не через месяц при сверке взаиморасчётов.
Интеграция
Arr2Reg работает с нашей складской системой Stocker и подключается к другим учётным программам через файловый обмен или API — в них приход появляется таким же документом, как если бы его завёл человек. Правила разбора настраиваются под каждого поставщика: у одного своя форма накладной, у другого артикул в отдельной колонке, у третьего цены с налогом. Один раз настроенный шаблон работает дальше сам.
Мы устанавливаем бота, обучаем его на ваших реальных накладных за прошлые месяцы и настраиваем сопоставление с каталогом. Обычно на запуск уходит несколько дней, после чего склад работает в прежнем ритме, но без ручного набора документов.
Кому подойдёт
Оптовым базам и розничным сетям с ежедневными поставками, интернет-магазинам со своим складом, производствам, которые принимают сырьё и комплектующие, и любой компании, где приёмка товара упирается в скорость набора накладных. Напишите нам — покажем работу бота на ваших документах и посчитаем, сколько времени он освободит.