Менеджар задач

У любой сферы дзейнасці ўзнікаюць адносіны заказчыкаў і выканаўцаў: хтосьці ставіць задачу, а хтосьці яе выконвае. Так працуюць кіраўнікі аддзелаў са сваімі падначаленымі, штатныя супрацоўнікі з фрылансерамі, кампанія з падрадчыкамі. І ўсюды паўтараецца адна і тая ж праблема: задачы жывуць у перапісцы, дамоўленасці забываюцца, а тэрміны высвятляюцца ў апошні дзень.

Каб зрабіць працу падраздзяленняў максімальна аператыўнай і прадуктыўнай, PurpleLabs прапануе яшчэ адзін уласны прадукт — сістэму Task Manager (планавальнік задач). Гэта зручнае праграмнае забеспячэнне, якое дапаможа эфектыўна мець зносіны з супрацоўнікамі, раздаваць ім заданні, кантраляваць ход выканання і вынікі.

Вядома, можна рабіць гэта тэлефонам ці праграмамі хуткага абмену паведамленнямі. Але калі ў штаце шмат супрацоўнікаў, у тым ліку фрылансераў, якім раздаецца мноства заданняў, для кантролю давядзецца цэлы дзень «вісець» на сувязі. На змену такому падыходу мы прапануем планавальнік задач, якім, дарэчы, карыстаемся і самі.

Асноўныя раздзелы сістэмы:

1. «Падзеі» — асноўныя дзеянні ў сістэме: уваход, выхад, змена пароля, няправільна набраны пароль з указаннем лагіна, даты і часу;
2. «Задачы» — заказчык дадае задачы для выканання, а выканаўца адразу бачыць, што з'явілася ў працы;
3. каментарыі і файлы ў кожнай задачы, каб абмеркаванне не разбягалася па месенджарах;
4. статусы і тэрміны: відаць, што прынята ў працу, што чакае праверкі, а што пратэрмінавана;
5. улік часу і справаздачы па выканаўцах за перыяд;
6. апавяшчэнні на пошту пра новую задачу, каментарый ці змену статусу.

Галоўны вынік ад укаранення — задачы перастаюць губляцца. Кожнае даручэнне мае аўтара, выканаўцу, тэрмін і гісторыю, таму пытанне «хто гэта павінен быў зрабіць» вырашаецца за хвіліну, а не пошукам старой перапіскі. Кіраўнік бачыць нагрузку на кожнага супрацоўніка і рэальны стан спраў, а не толькі вусныя даклады.

Асабліва прыкметны эфект там, дзе працуюць аддалена. Пры сумеснай працы ў офісе частка пытанняў вырашаецца размовай за суседнім сталом, а на адлегласці такая размова знікае — і разам з ёй знікае разуменне, хто чым заняты. Планавальнік вяртае гэтую бачнасць: дастаткова адкрыць спіс задач, каб зразумець стан праекта без нарады і без асабістай перапіскі з кожным выканаўцам.

Укараненне не патрабуе доўгага навучання. Мы разгортваем сістэму, пераносім бягучыя задачы са спісаў і перапіскі, наладжваем аддзелы, ролі і апавяшчэнні. Далей дастаткова адной дамоўленасці ў камандзе: калі задачы няма ў сістэме — значыць, яе няма ў працы. Праз пару тыдняў гэтае правіла становіцца звычкай, а частка штодзённых пытанняў знікае сама.

Назапашаная гісторыя задач з часам ператвараецца ў карысны архіў: відаць, колькі на самой справе займае тыповая праца і хто з выканаўцаў трымае тэрміны. Гэта дапамагае планаваць новыя праекты па фактах, а не па памяці.

Сістэма працуе праз браўзер, не патрабуе ўсталёўкі на камп'ютары супрацоўнікаў і аднолькава прыдатная для штатнай каманды і для аддаленых выканаўцаў. Пры неабходнасці мы дапрацоўваем яе пад вашы працэсы: свае статусы, свае справаздачы, сувязь з CRM і ўлікам заказаў. Напішыце нам, і мы пакажам сістэму на вашых задачах.