AppointMe: Bot für die Online-Terminbuchung

Was AppointMe leistet

AppointMe ist ein Online-Buchungsbot für Betriebe, deren Kalender aus Kundenterminen besteht. Statt darauf zu warten, dass jemand am Empfang abnimmt, wählt die Kundin in einem kurzen Dialog Leistung, Fachkraft, Datum und passende Uhrzeit. Der Bot trägt den Termin sofort in den Kalender ein und verschickt eine Bestätigung mit Adresse, Preis und Hinweisen zur Vorbereitung.

Der Bot arbeitet rund um die Uhr im Chat auf der Website oder im Messenger. Er kennt den tatsächlichen Belegungsplan und bietet nur freie Zeitfenster an, sodass nicht zwei Personen dieselbe Fachkraft zugleich buchen können. Empfang und Team haben immer einen aktuellen Kalender, während Kundinnen abends, am Wochenende oder bei besetztem Telefon buchen können.

Für wen er gedacht ist

• Kosmetik- und Nagelstudios. Maniküre, Augenbrauen, Make-up und kombinierte Leistungen mit der passenden Dauer und Fachkraft.
• Friseursalons und Barbershops. Schnitte, Färbungen und Pflegebehandlungen, mit zusätzlicher Zeit für aufwendige Leistungen.
• Massage- und Wellnessstudios. Einzelsitzungen, Pakete, Räume und Therapeutinnen in einem Plan.
• Praxen und selbstständige Behandelnde. Beratungen und Behandlungen mit vorbereitenden Fragen und Hinweisen.
• Lehrende, Trainerinnen und Beratende. Einzelstunden online oder vor Ort, mit Meeting-Link oder Adresse.

So läuft die Buchung ab

1. Die Kundin wählt eine Leistung und sieht Preis und Dauer.
2. AppointMe schlägt eine Fachkraft vor oder lässt «wer gerade frei ist» wählen.
3. Der Bot zeigt freie Tage und Uhrzeiten aus dem laufenden Kalender.
4. Er fragt Namen und Kontaktdaten ab und nimmt, falls nötig, eine Anzahlung entgegen.
5. Kundin und Betrieb erhalten eine Bestätigung; der Kalender wird sofort aktualisiert.

Im selben Dialog lässt sich der Termin nach Ihren Regeln verschieben oder absagen. Die frei gewordene Zeit steht sofort jemand anderem zur Verfügung — ohne Anrufe und ohne Handarbeit im Kalender.

Kalender und Belegungsplan

Sie legen Öffnungszeiten, Pausen, Feiertage, die Dauer der Leistungen und die nötige Zeit zwischen zwei Kundinnen fest. Jede Fachkraft kann einen eigenen Plan und eine eigene Leistungsliste haben. AppointMe berücksichtigt auch Räume und Geräte: Zwei Behandlungen, die denselben Raum oder dasselbe Gerät brauchen, werden nicht gleichzeitig eingeplant.

Der Bot lässt sich an einen vorhandenen Kalender anbinden oder stellt dem Team einen gemeinsamen Buchungskalender bereit. Am Empfang kann man einen Termin von Hand eintragen, Zeit blockieren, einen Besuch verschieben oder die Fachkraft wechseln; die geänderte Verfügbarkeit sehen Kundinnen sofort.

Erinnerungen und weniger versäumte Termine

AppointMe verschickt nach der Buchung eine Bestätigung und Erinnerungen in den von Ihnen gewählten Abständen — zum Beispiel einen Tag und zwei Stunden vor dem Besuch. Eine Erinnerung enthält Schaltflächen zum Bestätigen, Verschieben oder Absagen. Bestätigt jemand nicht, erhält der Empfang eine Meldung und kann sich melden, bevor das Zeitfenster verfällt.

Bei teuren oder langen Leistungen kann der Bot eine Anzahlung verlangen und sie im Termin vermerken. Ihre Stornoregeln werden vor der Zahlung angezeigt, und der Besuch gilt erst nach erfolgreicher Zahlung als bestätigt.

Was der Betrieb davon hat

• Buchungen rund um die Uhr. Neue Kundinnen gehen nicht verloren, weil niemand ans Telefon ging.
• Weniger Routine. Wiederkehrende Fragen zu Preisen, Dauer und freien Zeiten übernimmt der Bot.
• Weniger Leerlauf. Automatische Erinnerungen und Anzahlungen verringern vergessene Termine.
• Klare Auslastung. Die Inhaberin sieht die Termine nach Tag, Fachkraft und Leistung.
• Wiederkehrende Kundschaft. Der Bot kann nach dem empfohlenen Abstand einen neuen Besuch vorschlagen.

Einführung und Anbindung

Wir übernehmen Ihre Leistungen, Preise, Dauern, Dienstpläne und Buchungsregeln, binden den gewünschten Kanal auf der Website oder im Messenger an und passen den Dialog an Ihren Ton an. AppointMe kann Kontakte und Besuche an ein CRM übergeben, Meldungen an Telegram schicken und Daten für Berichte ausgeben.

Vor dem Start testen wir echte Abläufe: gleichzeitige Buchung, Verschiebung, Absage, einen freien Tag, eine verspätete Kundin und eine Anzahlung. Ihr Team erhält einen einfachen Kalender und eine Anleitung. Schreiben Sie uns — wir zeigen Ihnen, wie AppointMe die Buchungen für Ihre Leistungen ordnet.

Steuerung, Auswertung und Alltagsbetrieb

Der Dienst ist nicht nur auf den ersten Start ausgelegt, sondern auf einen verlässlichen Alltag. Rollen und Zugriffsrechte trennen die Aufgaben von Inhaberschaft, Verwaltung und Bedienpersonal. Das Aktivitätsprotokoll hilft dem Team zu verstehen, was wann geschehen ist, und übersichtliche Berichte zeigen Nachfrage, Abschlussquote und die Stellen, an denen Kundinnen und Kunden ein Gespräch am häufigsten abbrechen. Mit diesen Angaben lassen sich Abläufe anhand von Fakten verbessern statt nach Gefühl.

Die Einstellungen wachsen mit dem Unternehmen: Eine Filiale, eine Mitarbeiterin, eine Leistung, eine Inhaltskategorie oder ein weiterer Kommunikationskanal kommen hinzu, ohne dass die ganze Lösung neu gebaut werden muss. Regeln zur Aufbewahrung von Daten, Empfänger von Benachrichtigungen und Eskalationswege stimmen wir vorab ab. Braucht eine ungewöhnliche Anfrage einen Menschen, übergibt der Bot den Zusammenhang an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, statt die Kundin von vorn anfangen zu lassen.

Verlässlicher Start und Betreuung

Vor der Veröffentlichung prüfen wir den gesamten Weg der Kundin am Rechner und auf dem Mobilgerät, kontrollieren Links und Formulare, testen Zugriffsbeschränkungen und legen ein Ausweichverhalten für nicht erreichbare Schnittstellen fest. Nach dem Start machen Überwachung und Protokolle Störungen schnell sichtbar. Das Team erhält eine knappe Anleitung, und die Lösung lässt sich anhand echter Gespräche nachschärfen, ohne dass sich der gewohnte Ablauf für die Kundschaft ändert.