Ewidencja magazynowa
Dopóki asortyment liczy kilkanaście pozycji, magazyn mieści się w jednym arkuszu kalkulacyjnym. Problemy zaczynają się później — gdy punktów sprzedaży jest już dwa, dostawy przychodzą jedna po drugiej, a handlowiec obiecuje przez telefon towar, którego godzinę temu zabrakło na półce. Ewidencja prowadzona ręcznie nie kłamie celowo, ona po prostu spóźnia się o kilka godzin względem rzeczywistości, a tyle wystarczy, żeby stracić zamówienie i zaufanie klienta.
System ewidencji magazynowej od PurpleLabs zapisuje każdy ruch towaru w jednej bazie i przelicza stan w momencie wykonania operacji. Przyjęcie od dostawcy, sprzedaż, zwrot, przesunięcie między magazynami, spisanie towaru uszkodzonego — każde działanie zostawia ślad z datą, kwotą i nazwiskiem pracownika, który je wykonał. W dowolnej chwili widać nie tylko to, ile towaru jest na stanie, ale też to, skąd się tam wziął.
Możliwości systemu:
- przyjęcie towaru na podstawie dokumentu dostawy, z dostawcą, ceną zakupu i partią;
- wydania i zwroty z podaniem przyczyny i osoby odpowiedzialnej;
- obsługa kilku magazynów i sklepów wraz z przesunięciami między nimi;
- karta towaru z indeksem, kodem kreskowym, parametrami i zdjęciem;
- inwentaryzacja: porównanie stanu faktycznego z ewidencyjnym i protokół różnic;
- stany, obroty, marża i raporty o towarach zalegających w magazynie;
- uprawnienia: magazynier, handlowiec i właściciel widzą różne sekcje;
- eksport danych do Excela i wymiana z programem księgowym.
Funkcją, dla której klienci najczęściej zamawiają ten system, jest udostępnienie magazynu online. Aktualne stany trafiają automatycznie na stronę internetową: klient detaliczny widzi, że towar jest dostępny, a partner hurtowy loguje się do panelu i składa zamówienie po swoich cenach, bez telefonu do handlowca i dopytywania o ilości. Witryna aktualizuje się zaraz po operacji w magazynie, więc sprzedaż towaru, którego nie ma, przestaje być codziennością.
System działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji na każdym komputerze: magazynowi wystarczy stanowisko z dostępem do internetu, a właścicielowi telefon, żeby sprawdzić stany i obroty z dowolnego miejsca. W razie potrzeby łączymy ewidencję ze stroną opartą na naszym CMS, z systemem CRM i z wysyłką wiadomości, aby zamówienia, klienci i towary funkcjonowały w jednym środowisku, a nie w trzech niezależnych arkuszach.
Wdrożenie zajmuje zwykle kilka dni. Przenosimy asortyment i bieżące stany z Państwa arkuszy, ustawiamy słowniki magazynów, dostawców i jednostek miary, zakładamy konta pracowników z odpowiednimi uprawnieniami i pokazujemy magazynierowi, jak przyjąć dostawę i wydać towar — interfejs jest robiony dla osoby, która pracuje z towarem, a nie z oprogramowaniem. Przez pierwszy miesiąc towarzyszymy pracy i poprawiamy to, co w praktyce okazało się niewygodne.
Dane są przechowywane na Państwa serwerze albo na naszym hostingu i pozostają Państwa własnością: bazę można w każdej chwili wyeksportować w całości. Regularne kopie zapasowe wykonuje nasz własny skrypt backupu, więc historia ruchów towaru nie zniknie razem z zepsutym komputerem na zapleczu.
Nie sprzedajemy pudełkowego programu ze stoma przyciskami, których nikt nie używa. System dopasowujemy do Państwa procesów: własne dokumenty, własne raporty, własna logika rabatów i rezerwacji. Proszę napisać, jak dziś wygląda praca magazynu, a zaproponujemy rozwiązanie, które zdejmie z pracowników ręczne uzgadnianie stanów.